Систематизация и хранение документов в работе кадровика

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", , N 6 Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, наряду с государственными органами и органами местного самоуправления, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных действующим законодательством. Данная обязанность заставляет кадровика любой организации преодолевать соблазн сохранять только самые новые и интересные документы. Зачастую напуганные возможными санкциями сотрудники кадровых служб, ударяясь в противоположную крайность, предпочитают на всякий случай складировать всю документацию, так или иначе отражающую трудовые отношения между работниками и работодателем. В результате на "вечное поселение" в организации обрекаются могучие кучи всех без разбора документов. Знание сроков хранения и принципов систематизации различных видов документации позволит кадровику не только соблюсти нормы закона, но и преодолеть в работе с документами непростой путь от хаоса к гармонии.

Систематизация документов Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", , N 6 Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, наряду с государственными органами и органами местного самоуправления, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных действующим законодательством. Данная обязанность заставляет кадровика любой организации преодолевать соблазн сохранять только самые новые и интересные документы. Зачастую напуганные возможными санкциями сотрудники кадровых служб, ударяясь в противоположную крайность, предпочитают на всякий случай складировать всю документацию, так или иначе отражающую трудовые отношения между работниками и работодателем. В результате на "вечное поселение" в организации обрекаются могучие кучи всех без разбора документов. Знание сроков хранения и принципов систематизации различных видов документации позволит кадровику не только соблюсти нормы закона, но и преодолеть в работе с документами непростой путь от хаоса к гармонии.

Систематизация документов

Правило 4. В дело подшиваются только исполненные и оформленные документы. Правило 5. В дело подшивается только один подлинный экземпляр документа, за исключением ряда случаев. Правило 6. В дело подшиваются документы, изданные в одном календарном году. Правило 7. В деле должно быть не более листов, а его толщина не должна превышать 4 сантиметров. Правила группировки документов в дела Читайте также: Формирование кадровых документов в дела и организация их текущего хранения Сроки хранения кадровых документов в организации С 13 марта года изменен срок хранения документации по личному составу.

Теперь период хранения такой документации составляет 50 лет, вместо 75 лет. Изменения распространяются на все архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем ст.

Документацию по личному составу условно можно разделить на четыре группы: Группа 1. Документы, связанные с комплектованием штата организации. Например: трудовой договор контракт , приказы распоряжения о приеме на работу, о назначении на должность, личная карточка работника и т. Документация, связанные с перемещение работников в период трудовой деятельности. Среди них: соглашения, приказы распоряжения о переводе на другую работу, о совмещении профессий должностей , об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника и т.

Документы, связанные с отношением работников к трудовой деятельности. В частности, приказы распоряжения о поощрении, об установлении надбавки к должностному окладу и т. Документация, связанные с прекращением трудовых отношений. Как правило, это приказы распоряжения о расторжении трудового договора.

Еще одно принципиальное нововведение: исчисление нового срока хранения начинается со дня создания документов, а не с даты увольнения работника, как было раньше. Касаются они лишь той документации по личному составу, которая создана начиная с г. Для более ранних документов сохраняется требование о хранении не менее 75 лет пп. Читайте также: Формирование дела с приказами по личному составу При формировании дел с приказами по личному составу учитываются сроки хранения кадровых документов в организациях: 50 75 лет о них мы говорили в предыдущем разделе ; 5 лет приказы об очередных и учебных отпусках, наложении дисциплинарного взыскания, краткосрочных внутрироссийских командировках.

По этой причине формируется два разных дела: приказы по личному составу со сроком хранение 50 75 лет и приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет. Внутри дела приказы подшиваются по номерам и датам. Если количество подшитых листов в деле превышает , то дело делится на тома например, том 1, том 2 и т. Если в организации издается большое количество приказов, то их можно подшивать в разные дела например, приказы о приеме на работу, приказы о переводе, приказы об увольнении и т. Формирование дела с личными карточками работников для организации хранения документов Личные карточки оформляются при трудоустройстве работников и ведутся в течение всего периода их трудовой деятельности Как правило, такие документы хранятся в виде картотеки, разделены по структурным подразделениям, а внутри разделов — по алфавиту.

Читайте также: Что делать с "прошлогодними" делами кадровой службы? Формирование дела с договорными документами для организации хранения Если в организации ведутся личные дела сотрудников, то трудовые договора и соглашения включаются в их состав. Правила архивирования документов в организации Как правило, хранение кадровых документов осуществляется с целью удовлетворения социально — правовых запросов экс-работников.

Так, выделяют две стадии хранения кадровых документов: Стадия 1. Текущее хранение хранение в делопроизводстве. Стадия 2. Архивное хранение хранение в архиве.

Если в организации нет архивного помещения, то хранение документов в двух стадиях осуществляется в кадровой службе. Правила хранения документов в архивах организации В целях обеспечения сохранности и целостности кадровых документов необходимо соблюдать определенный режим хранения: помещение должно быть оборудовано специальными шкафами или сейфами, которые будут надежно запереться и опечатываться; дела целесообразно размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел; место хранения документов в помещении кадровой службы необходимо отделить от той части кабинета, где осуществляется работы с посетителями.

Правила уничтожения документов в организации После того, как срок хранения документов истек, либо они потеряли практические значение, документация подлежит уничтожению. Для этих целей проводится экспертиза ценности документов и на ее основании составляется акт.

В него, как правило, переносится информация с обложек дел, отобранных к уничтожению. Утверждается акт руководителем организации. Архивное хранение кадровых документов организации Передача кадровых документов в архив осуществляется на основании экспертизы их ценности.

Как правило, в архив передается оригинальная документация с долговременным свыше 10 лет и постоянным сроком хранения. В исключительных случаях в архиве могут храниться заверенные копии документов. Документы принимаются к архивному хранению в соответствии с графиком. Если организация не может обеспечить надлежащее архивное хранение кадровых документов, то допускается их передаче в специальные учреждения.

Так, муниципальные или государственные архивы принимают кадровые документы на хранение на основании договора об оказании услуг. Такие услуги оказываются на платной или безвозмездной основе. При передаче в архив кадровые документы должны быть правильно оформлены и находиться в надлежащем физическом состоянии.

Еще десять лет назад каждая организация имела свой отдел кадров и процесс делопроизводства был достаточно стандартизированный. Номенклатура дел и подготовка документов к архивному хранению необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования.

В каждой из вышеприведенных групп документы размещаем с учетом важности и сроков хранения. Поэтому количество дел томов в номенклатуре по каждой позиции будет определяться в конце года, исходя из установленных требований. Если же они будут утверждены распорядительными документами, то они будут группироваться вместе с указанными документами, т. Приказы по кадровым вопросам Приказы по кадровым вопросам личному составу группируют в соответствии с их видами и сроками хранения. Если создается незначительное количество разных видов приказов по кадровым вопросам личному составу , их разрешается группировать по срокам хранения: в одно дело — приказы длительного срока хранения, в другое — временного. В приведенном в приложении примере приказы сгруппированы таким образом: приказы длительного хранения распределены на три дела , , , временного — на два , Планово-отчетная документация При определении перечня дел планово-отчетной документации, которые войдут в номенклатуру дел, следует обратить внимание на группу документов статистической отчетности. Личные дела, в свою очередь, могут быть распределены на несколько дел. В примере, который мы рассматриваем, таких дел два: и Последним делом в номенклатуре дел отдела кадров размещаем непосредственно номенклатуру дел отдела кадров. Один экземпляр номенклатуры передается службе делопроизводства предприятия. Для использования в работе кадровая служба получает засвидетельствованное в установленном порядке извлечение из соответствующего раздела утвержденной номенклатуры дел предприятия. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В течение года кадровая служба обеспечивает ведение номенклатуры дел, в частности, при необходимости вносит в нее по согласованию со службой делопроизводства и архива должностным лицом, ответственным за архив новые дела, не предусмотренные действующей номенклатурой дел, применяя при этом резервные номера в конце номенклатуры.

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив.

Известно, что для решения некоторых текущих задач зачастую необходимо применять имеющуюся документацию. Проблемы хранения и поиска документов Однако далеко не всегда можно быстро найти нужный документ, ведь в процессе деятельности компании скапливается огромное количество бумаг, беспорядочное хранение которых приводит к существенной трате времени на их поиски и, соответственно, на решение важных деловых вопросов.

Систематизация и хранение документов в работе кадровика

Систематизация и оперативное хранение кадровых документов. Номенклатура дел отдела кадров на год - образец Номенклатура дел отдела кадров на год может понадобиться любой фирме-работодателю. Как ее правильно составить и в чем заключается специфика ее использования, расскажем в нашей статье. Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы. Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Правило 4. В дело подшиваются только исполненные и оформленные документы. Правило 5. В дело подшивается только один подлинный экземпляр документа, за исключением ряда случаев. Правило 6. В дело подшиваются документы, изданные в одном календарном году. Правило 7. В деле должно быть не более листов, а его толщина не должна превышать 4 сантиметров. Правила группировки документов в дела Читайте также: Формирование кадровых документов в дела и организация их текущего хранения Сроки хранения кадровых документов в организации С 13 марта года изменен срок хранения документации по личному составу. Теперь период хранения такой документации составляет 50 лет, вместо 75 лет.

Составляем отдельные документы Журналы по кадровому делопроизводству Формирование номенклатуры дел проводится в течение всего делопроизводственного года, в ходе чего она наполняется заголовками дел, созданных за отчетный период. В дела заносятся организационно-распорядительные документы, плановые и отчетные, а также прочие документы, связанные с условиями организации и оплаты труда на предприятии.

Сроки хранения кадровых документов Зачем кадровикам номенклатура дел? Еще десять лет назад каждая организация имела свой отдел кадров и процесс делопроизводства был достаточно стандартизированный, не требовавший творческого подхода от сотрудников этого отдела.

Хранение кадровых документов в организации 2019

.

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Их нельзя хранить в одном деле! - Елена А. Пономарева
Похожие публикации